Раздел прием и увольнение работников

Из-за перехода на электронные трудовые книжки изменился перечень документов, которые соискатель предъявляет при приеме на работу, ст. 65 ТК. Теперь те соискатели, которые отказались от бумажного варианта, должны принести работодателю вместо трудовой книжки или вместе с ней сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р или СТД-ПФР.

Что обновить в ПВТР. Пропишите в ПВТР, что если соискатель не перешел на электронную трудовую книжку, то при приеме на работу предъявляет вам бумажный вариант документа.

Если же соискатель отказался от бумаги и перешел на электронную версию трудовой книжки, то предъявляет вам сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р или СТД-ПФР.

Справку СТД-Р сотруднику выдает предыдущий работодатель. Такая форма содержит лишь информацию о работе в конкретной компании. А сведения по форме СТД-ПФР работник может получить в Пенсионном фонде, МФЦ или на портале госуслуг. Из формы будет понятно, какие кадровые события происходили с работником во всех компаниях, которые подавали на него отчеты СЗВ-ТД.

Дополнительно пропишите в ПВТР, что кадровик вправе запросить у нового работника, который ранее отказался от бумажной трудовой книжки, принести ее, чтобы правильно посчитать стаж работы сотрудника. Ни справка СТД-Р, ни СТД-ПФР не заменяет трудовую книжку на бумаге, которая содержит информацию обо всей трудовой деятельности работника. Иначе вам придется при расчете пособий учитывать только тот стаж работы, который указан в СТД-Р, из-за этого сотрудник может потерять в выплатах.

Также всем, кто устроится на работу в 2021 году впервые, теперь не придется заводить бумажную трудовую. Данное условие тоже стоит отразить в ПВТР уже сейчас. Сотрудников, которых примете на работу в новом году, ознакомите с ПВТР в новой редакции, чтобы они знали, почему вы отказываетесь заводить им трудовую в бумажном виде.

Кроме того, если сотрудник, который будет устраиваться на работу в следующем году, сообщит, что потерял трудовую и потребует завести новую, идти ему навстречу нужно не всегда.

Раздел о диспансеризации работников.
Поправьте, чтобы контролировать, куда пошел работник

Почему нужны правки. Изменили правила диспансеризации сотрудников старше 40 лет. Теперь работодатели обязаны отпускать таких работников на диспансеризацию ежегодно, Закон от 31.07.2020 № 261‑ФЗ о внесении изменений в Трудовой кодекс. Продолжительность диспансеризации — один день. Раньше лица старше 40 лет могли брать выходной для диспансеризации только раз в три года.

А еще чиновники закрепили обязанность работников подтверждать, что они действительно отсутствовали на работе в связи с прохождением диспансеризации, ч. 5 ст. 185.1 ТК. Уважительную причину отсутствия подтвердит справка от врача.

Что обновить в ПВТР. Если в ваших правилах внутреннего трудового распорядка уже были положения о диспансеризации, то скорректируйте информацию о сотрудниках старше 40 лет. Укажите, что такие работники могут раз в году брать день для того, чтобы пройти диспансеризацию.

Также в ПВТР пропишите, что сотрудник должен подтвердить свое отсутствие на работе справкой из медучреждения. Учтите, что если не пропишете изменение в ваших ПВТР, то не сможете привлечь сотрудника к ответственности, если он отпросится на медобследование, а сам в этот день будет заниматься своими делами, то есть фактически прогуляет. По закону работники должны приносить справки работодателю после диспансеризации, только если эту обязанность компания закрепила в локальном акте.

Если в правилах внутреннего трудового распорядка вашей компании нет раздела о диспансеризации сотрудников, срочно добавьте его. Также пропишите, с какой периодичностью другие категории сотрудников могут рассчитывать на освобождение от работы для диспансеризации и как будете предоставлять такие дни. Обычные работники вправе брать день для диспансеризации раз в три года, а пенсионеры и предпенсионеры два дня раз в году.

Не пропишете в ПВТР обязанность сотрудника приносить справку, что был на диспансеризации, не сможете потом ее требовать

Пропишите в ПВТР срок, в который сотрудник обязан представить справку о прохождении диспансеризации. Закон этот срок не устанавливает, поэтому сотрудник может нести справку несколько месяцев, а потом вообще заявить, что диспансеризацию не проходил. В такой ситуации наказать работника за прогул будет проблематично, так как пройдет месячный срок с момента проступка, ст. 193 ТК.

Поэтому дополнительно пропишите в ПВТР, какая ответственность будет грозить сотруднику, если он справку не принесет в установленный срок. В такой ситуации сможете применить взыскание.

Еще советуем указать в ПВТР, за сколько дней до даты прохождения диспансеризации сотрудник должен принести об этом заявление. В законе такой срок не установлен, поэтому можете определить его самостоятельно. Например, пропишите, что работники должны предоставить заявление на выходной для диспансеризации минимум за три дня до даты медосмотра. Так вы всегда будете заранее знать, кто из работников в какой день будет отсутствовать, и сможете распределить нагрузку между другими сотрудниками и не получится так, что в один день весь отдел будет не в офисе.

Раздел о порядке выдачи документов, связанных с работой.
Поправьте, чтобы не пришлось выдавать сотрудникам лишние документы

Почему понадобились правки. Если в вашей компании есть сотрудники, которые отказались от бумажной трудовой книжки, то теперь вы должны выдавать им сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р, ст. 66.1 ТК. Такие сведения выдавайте по просьбе работника или при его увольнении.

Работнику, который отказался от бумажной трудовой, выдайте в день увольнения СТД-Р в электронном и бумажном виде, даже если он не подал заявление об этом

Что обновить в ПВТР. Отразите в ПВТР правила, по которым будете выдавать работникам сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р. Укажите, что такие сведения выдаете только по письменному заявлению работника, так как он должен указать, в бумажном или электронном виде их хочет получить.

При этом неважно, когда работник просит СТД-Р — при увольнении или по иной причине. Письменное заявление все равно нужно получить. Если сотрудник просит справку в день увольнения, то выдайте ее в тот же день. У вас есть три рабочих дня, если справку запросили в иных случаях.

Пропишите срок, в который должны выдать работнику сведения о трудовой деятельности. Делать это не обязательно, но избавит вас от проблем, если работник заявит, что вы затягиваете сроки. Если работник увольняется, то СТД-Р должны выдать в день увольнения, в иных случаях у вас есть три рабочих дня после того, как получите заявление работника.

Кроме того, Минтруд указал, что выдавать сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р работодатель должен не всем сотрудникам, а только тем, кто отказался от ведения трудовой книжки, письмо от 16.06.2020 № 14-2/ООГ-8456.

Поэтому если не хотите выдавать сведения о трудовой деятельности всем работникам по их просьбе, то укажите в правилах внутреннего трудового распорядка, что предоставите их только тем, кто отказался от бумажной трудовой книжки. Это поможет вам в будущем избежать конфликтов с работниками, так как они заранее будут понимать, почему им могут отказать в выдаче справок о трудовой деятельности по форме СТД-Р.