Вопрос бизнес-защитнику: сроки хранения документов в организациях

Вопрос: Слышал, что изменились ли сроки хранения документов в организациях. Расскажите об изменениях, коснулись ли они предпринимателей?

Ответ:

Федеральное архивное агентство РФ 20 декабря 2019 г. выпустило Приказ № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения», которым были изменены сроки хранения документов в компаниях.

Изменения касаются любых структур и организаций, независимо от их организационно-правовых форм и от форм собственности. В отношении ряда документов срок хранения увеличен, а некоторые документы потребуют меньшего срока хранения. Документ вступил в силу 18 февраля 2020 года.

Изменены сроки хранения:

• Для счетов-фактур (срок увеличен с 4 до 5 лет);
• Для документов о получении зарплаты (срок увеличен с 5 до 6 лет в случае, когда у работников есть лицевые счета).
• Для реестров сведений о доходах физлиц (срок снижен с 75 лет до 5).
• Срок хранения первичных учетных документов — прежний — 5 лет. Но если есть разногласия, документ хранится до принятия решения по делу.
• Пять лет необходимо хранить справки: об уплате налогов, сборов, взносов, пеней и штрафов; о состоянии расчётов с бюджетом.
• Годовые и квартальные документы расчётов по страховым взносам необходимо хранить 50 или 75 лет в зависимости от того, когда закончено делопроизводство.
• Срок хранения документов о дебиторской и кредиторской задолженности — прежний — 5 лет. Однако срок применяется при условии погашения долга.
• Документы о переоценке основных фондов и амортизации нужно хранить 5 лет после выбытия основных средств или нематериальных активов. Пять лет необходимо хранить документы об их списании и акты приёма-передачи недвижимости новому правообладателю. Раньше их нужно было хранить постоянно.
• Договор лизинга следует хранить 5 лет после истечения срока действия договора или выкупа имущества. В случае разногласий, договор хранится до принятия решения по делу. Прежний срок хранения — постоянно. Аналогичные изменения затронули все документы по лизингу.
• 10 лет хранятся документы по залогу недвижимости, вместо постоянного хранения. Срок считается как и для лизинга.
• Договор поручения хранится 15 или 10 лет (в зависимости от вида имущества), вместо 5 лет.
• Договор кредита или займа с условием о залоге имущества нужно хранить 10 лет.

Изменения коснулись и кадровых документов:

• Три года вместо одного следует хранить график отпусков.
• 5 лет  вместо 3 — книги, журналы, карточки учёта, базы данных отпусков.
• Документы о дисциплинарных взысканиях — 3 года вместо 5.
• Заявки о потребностях в иностранной рабочей силе — 3 года вместо 5.
• Документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда — 5 лет, а не постоянно.
• Книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве — 45 лет, а не постоянно.
• Для ряда документов срок зависит от завершения по ним делопроизводства: если до 01.01.2003 — 75 лет, если после — 50. Это: трудовые договоры, документе о приёме, переводе, увольнении, личные карточки работников.
• Для отдельных документов установлен специальный срок: 1 год — заявления о выдаче документов, связанных с работой, 45 лет — журналы, книги учёта инструктажа по охране труда.